Meetingnotizen schreiben: 7 Schritte und 4 Vorlagen je nach Ziel

Gute Meetingnotizen sind kein Mitschrieb des Gesprächs, sondern das Ergebnis des Meetings: getroffene Entscheidungen, wer was bis wann erledigt und welche Fragen offen geblieben sind. Hier finden Sie 7 Schritte, mit denen Sie Notizen schreiben, ohne den Faden zu verlieren, den Unterschied zwischen Notizen und Protokoll sowie 4 Vorlagen, die Sie je nach Ziel des Meetings kopieren und verwenden können.

#Wie schreibt man Meetingnotizen? 7 Schritte

#1. Formulieren Sie das Ziel vorab in einem Satz

Schreiben Sie die Antwort auf die Frage „Was möchte ich am Ende dieses Meetings wissen oder entschieden haben?“ ganz oben in Ihre Notizen. Dieser Satz bestimmt, was im Meeting notierenswert ist.

#2. Bereiten Sie die Vorlage vorher vor

Wer mit einer leeren Seite ins Meeting geht, versucht am Ende, alles mitzuschreiben. Wählen Sie aus den Vorlagen unten diejenige, die zum Ziel des Meetings passt, und legen Sie die Überschriften schon vorher an.

#3. Notieren Sie das Ergebnis, nicht das Gespräch

Versuchen Sie nicht, Wort für Wort festzuhalten, wer was gesagt hat. Achten Sie auf drei Dinge:

• Entscheidungen: „Das Feature wird zuerst intern im Team getestet.“
• Aufgaben: „Ankündigungstext: Julia, bis Freitag.“
• Offene Fragen: „Ändert sich die Preisgestaltung? Noch unklar.“

#4. Geben Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person und ein Datum

Eine Aufgabe ohne Verantwortliche wird meist nicht erledigt. Schreiben Sie statt „wird nachverfolgt“ lieber „Thomas verfolgt das nach, bis Dienstag“. Wenn im Meeting niemand für eine Aufgabe zuständig ist, fragen Sie direkt: „Wer übernimmt das?“

#5. Arbeiten Sie mit Kürzeln und Zeichen

Legen Sie eigene Kürzel fest, um schneller zu schreiben: E: Entscheidung, A: Aufgabe, ?: offene Frage. Wenn Sie die Notizen später in Form bringen, lassen sich die Punkte mit diesen Zeichen leicht unter die richtige Überschrift verschieben.

#6. Fassen Sie in den letzten zwei Minuten laut zusammen

„Kurz zusammengefasst: Das haben wir entschieden, das sind die Aufgaben, dieses Thema ist offen geblieben. Fehlt noch etwas?“ Diese kurze Wiederholung deckt Missverständnisse auf, bevor das Meeting endet.

#7. Bringen Sie die Notizen in der ersten Stunde in Form und teilen Sie sie

Überarbeiten Sie die Notizen, solange die Details frisch sind, streichen Sie Unnötiges und teilen Sie das Ergebnis mit den Teilnehmenden. Stellen Sie die Aufgaben ganz nach oben: Die meisten lesen nur die Zeile, in der ihr Name steht.

#Was ist der Unterschied zwischen Notizen, Zusammenfassung und Protokoll?

Für die meisten geschäftlichen Meetings brauchen Sie eine Zusammenfassung: kurz, auf Aufgaben ausgerichtet und leicht zu teilen. Ein Protokoll ist für Situationen gedacht, die eine offizielle Aufzeichnung erfordern.

#4 Vorlagen für Meetingnotizen je nach Ziel

Nicht jede Vorlage passt zu jedem Meeting. In einem Verkaufsgespräch ist der Einwand der Kundin wichtiger als eine Teamentscheidung. Die folgenden Vorlagen können Sie direkt kopieren.

#Allgemeine Meeting-Vorlage

Für Teammeetings, wöchentliche Statusrunden und Projektbesprechungen:

Meeting: [Name] · [Datum]
Ziel: [Ein Satz]

Entscheidungen
-

Aufgaben (wer · was · bis wann)
-

Offene Fragen
-

#Vorlage für Verkaufsgespräche und Demos

Für Präsentations- und Verkaufsgespräche mit potenziellen Kunden:

Gespräch: [Unternehmen] · [Person und Rolle] · [Datum]

Bedarf des Kunden
-

Einwände (und unsere Antwort)
-

Budget und Zeitplan
-

Nächste Schritte (wer · was · bis wann)
-

#Vorlage für Kundensupport und Account-Management

Für Supportgespräche und Meetings mit Bestandskunden:

Gespräch: [Kunde] · [Datum]

Problem (mit Auswirkung)
-

Bereits erledigt
-

Offene Punkte (wer · was · bis wann)
-

#Vorlage nach dem Vorstellungsgespräch (als Bewerberin oder Bewerber)

Direkt nach dem Vorstellungsgespräch, um sich auf das nächste vorzubereiten:

Gespräch: [Unternehmen] · [Position] · [Datum]

Gestellte Fragen
-

Meine schwachen Antworten (und wie ich sie besser beantworten würde)
-

Noch zu recherchieren
-

Die gestellten Fragen nach dem Gespräch aufzuschreiben, ist eine der wirksamsten Arten, sich auf das nächste Vorstellungsgespräch vorzubereiten: Dieselben Fragen tauchen bei verschiedenen Unternehmen immer wieder auf.

#Wie erstellt Koldash Meetingnotizen?

Koldash transkribiert während des Meetings Ihr Mikrofon und den Ton, der auf Ihrem Mac läuft, live in getrennten Kanälen. Wenn Sie das Meeting beenden, erstellt es eine Zusammenfassung passend zum Ziel des Meetings. Die Vorlagen oben sind an den Aufbau dieser Zusammenfassungen angelehnt: im allgemeinen Meeting „Entscheidungen“, „Aufgaben“ und „Offene Fragen“; im Verkaufsgespräch „Kundenbedürfnisse“, „Einwände“, „Budget und Zeitplan“ und „Nächste Schritte“; im Supportgespräch „Problem“, „Durchgeführte Schritte“ und „Offene Punkte“; im Vorstellungsgespräch „Gestellte Fragen“, „Schwache Antworten“ und „Zu recherchieren“.

Jeder Punkt der Zusammenfassung ist mit der Stelle im Gespräch verknüpft, aus der er stammt; ein Klick auf den Punkt führt Sie zu dem Satz, in dem er gesagt wurde. Aufgaben werden als Sie, Gegenüber oder Unklar gekennzeichnet. Die Zusammenfassung können Sie als Markdown per Mail, Notizen oder AirDrop teilen. Audio wird nicht gespeichert; nur Transkript und Zusammenfassung liegen in Ihrem Konto, und Sie können sie jederzeit löschen.

Prüfen Sie, bevor Sie ein Gespräch transkribieren, die Regeln an Ihrem Ort und die Richtlinien Ihres Unternehmens, und informieren Sie Ihr Gegenüber, wenn das nötig ist.