Was ist ein Live-Meeting-Assistent? Der Unterschied zum KI-Notetaker

Ein Live-Meeting-Assistent ist eine KI-Anwendung, die das Gespräch während des Meetings transkribiert und Ihnen, sobald Ihr Gegenüber eine Frage stellt oder einen Einwand bringt, Sätze auf den Bildschirm schreibt, die Sie in diesem Moment laut sagen können. In diesem Beitrag erklären wir, was ein Live-Assistent tut, wie er sich von einem KI-Notetaker unterscheidet und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

#Was macht ein Live-Meeting-Assistent?

Ein Live-Assistent erledigt drei Dinge gleichzeitig:

1. Er hört zu und transkribiert. Das Gesagte wird in dem Moment, in dem es fällt, zu Text. So können Sie eine Frage, die Ihnen entgangen ist, auf dem Bildschirm nachlesen.
2. Er erkennt, wann Hilfe gebraucht wird. Er schaltet sich ein, wenn Ihr Gegenüber eine Frage stellt, einen Einwand bringt oder Ihnen das Wort übergibt.
3. Er schlägt eine Antwort vor, die sich aussprechen lässt. Der Vorschlag ist kurz und in der Ich-Form geschrieben, damit Sie ihn lesen und wie Ihren eigenen Satz sagen können.

Dieser dritte Schritt unterscheidet einen Live-Assistenten von einem gewöhnlichen Transkriptionstool. Eine Transkription zeigt, was gesagt wurde; ein Live-Assistent hilft Ihnen bei Ihrem nächsten Satz.

#Worin unterscheidet er sich von einem KI-Notetaker?

KI-Notetaker (englisch AI notetaker) zeichnen das Meeting auf, transkribieren es und erstellen nach dem Ende eine Zusammenfassung. Ihr Nutzen zeigt sich nach dem Meeting. Der Nutzen eines Live-Assistenten liegt dagegen im Meeting – in den wenigen Sekunden, in denen Sie antworten müssen.

Die beiden Ansätze schließen sich nicht aus. Manche Anwendungen kombinieren sie: Während des Meetings machen sie Vorschläge, am Ende erstellen sie eine Zusammenfassung.

#Sollte ein Bot am Meeting teilnehmen?

Meeting-Assistenten bekommen den Ton auf zwei Wegen:

• Als Bot im Meeting. Der Assistent tritt dem Zoom-, Meet- oder Teams-Meeting als eigener Teilnehmer bei. Er erscheint in der Teilnehmerliste und kann an der Freigabe durch den Gastgeber hängen bleiben.
• Über den Ton auf dem Computer. Der Assistent hört Ihr Mikrofon und den Ton, der aus Ihrem Computer kommt. Dem Meeting wird niemand hinzugefügt, und es spielt keine Rolle, welche Konferenz-App Sie verwenden.

Tools mit Bot können auch dann aufzeichnen, wenn Sie selbst nicht am Meeting teilnehmen können. Tools, die den Ton auf dem Computer mithören, verändern dagegen die Teilnehmerliste nicht und funktionieren unabhängig von der Konferenz-App. Was zu Ihnen passt, hängt davon ab, wofür Sie den Assistenten einsetzen wollen.

#Die schwierigste Aufgabe eines guten Live-Assistenten: schweigen

Ein Assistent, der auf jeden Satz eine Antwort schreibt, lenkt eher ab, als dass er hilft. Ein großer Teil eines Meetings besteht aus Begrüßung, Bestätigungen („okay“, „verstehe“) und Themenwechseln; in diesen Momenten braucht niemand einen Vorschlag zum Ablesen.

Ein guter Live-Assistent sollte in diesen Momenten still bleiben:

• bei der Begrüßung und beim Small Talk
• bei kurzen Bestätigungen wie „okay“ oder „ja“
• wenn Sie den Vorschlag bereits gelesen haben und ihn aussprechen
• bei einer persönlichen Frage über Sie, zu der in Ihrer Vorbereitung nichts steht

Der letzte Punkt ist besonders wichtig. Sprachmodelle neigen dazu, Lücken mit Vermutungen zu füllen. Ein Assistent, der Sie im Vorstellungsgespräch von einem Projekt erzählen lässt, das Sie nie gemacht haben, schadet mehr als einer, der gar nicht hilft.

#Für wen lohnt sich ein Live-Assistent?

• Für Bewerberinnen und Bewerber im Vorstellungsgespräch: besonders in Gesprächen in einer Fremdsprache, um die Frage schriftlich vor sich zu haben und ein Antwortgerüst auf Basis der eigenen Erfahrung zu bekommen.
• Für Vertrieb und Demos: um bei einem Preis- oder Wettbewerbseinwand mit den tatsächlichen Vorteilen aus den Vorbereitungsunterlagen zu antworten.
• Für Kundensupport und Account-Management: um die nächste Frage nicht zu verpassen, mit der sich ein Problem richtig eingrenzen lässt.
• Für Interviewerinnen und Interviewer: um eine neutrale Nachfrage zu finden, die eine vage gebliebene Aussage der Kandidatin oder des Kandidaten klärt.

#Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

• Sprachunterstützung: In welchen Sprachen finden Ihre Meetings statt? Die Qualität der Spracherkennung, etwa für Deutsch, unterscheidet sich von Tool zu Tool.
• Vorbereitung: Können Sie eigene Dateien wie Lebenslauf oder Produktunterlagen hinzufügen? Stützen sich die Vorschläge auf diese Informationen?
• Zurückhaltung: Schweigt der Assistent in überflüssigen Momenten, oder schreibt er zu jedem Satz etwas?
• Bildschirmfreigabe: Wird das Assistentenfenster mitgeteilt, wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben?
• Datenschutz: Wird der Ton aufgezeichnet, wo wird er gespeichert, lässt er sich löschen?
• Plattform: Auf welchen Betriebssystemen läuft das Tool, mit welchen Konferenz-Apps funktioniert es?

#Wie funktioniert Koldash?

Koldash ist ein Live-Meeting-Assistent für den Mac. Er hört Ihr Mikrofon (Sie) und den Ton, der auf Ihrem Mac läuft (Gegenüber), über getrennte Kanäle und transkribiert das Gespräch live auf Deutsch, Englisch oder Türkisch. Stellt Ihr Gegenüber eine Frage, schreibt er Ihnen in einem schwebenden Fenster fortlaufend Sätze, die Sie sagen können – und schweigt, wenn nichts nötig ist.

Es nimmt kein Bot am Meeting teil; Koldash funktioniert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und jedem Gespräch, das im Browser läuft. Das Fenster öffnet sich so, dass es von der Bildschirmfreigabe ausgenommen ist. Nach dem Meeting erstellt Koldash eine Zusammenfassung passend zum Zweck des Meetings und verknüpft jeden Punkt mit der zugehörigen Zeile im Gespräch. Der Ton wird nicht gespeichert.

#Grenzen und worauf Sie achten sollten

Ein Live-Assistent ersetzt Ihre Vorbereitung nicht; er bringt sie ins Meeting. Die Vorschläge beruhen auf den Informationen, die Sie hinterlegt haben – je besser Ihre Vorbereitung, desto treffender die Vorschläge. Prüfen Sie, bevor Sie ein Meeting transkribieren, die Regeln an Ihrem Standort und Ihre Unternehmensrichtlinie, und informieren Sie Ihr Gegenüber, falls nötig. Die Regeln zur Nutzung externer Hilfe in Vorstellungsgesprächen sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden; halten Sie sich daran.