Canlı toplantı asistanı nedir? Not alan yapay zekâdan farkı

Canlı toplantı asistanı, toplantı sürerken konuşmayı yazıya döken ve karşı taraf bir soru sorduğunda ya da itiraz ettiğinde, o an yüksek sesle söyleyebileceğin cümleleri ekranına yazan yapay zekâ uygulamasıdır. Bu yazıda canlı asistanın ne yaptığını, toplantı notu alan yapay zekâdan (notetaker) nasıl ayrıldığını ve seçerken nelere bakman gerektiğini anlatıyoruz.

#Canlı toplantı asistanı ne yapar?

Canlı asistan üç işi aynı anda yapar:

1. Dinler ve yazıya döker. Konuşma, söylendiği anda metne dönüşür. Böylece kaçırdığın bir soruyu ekranda tekrar okuyabilirsin.
2. Ne zaman yardım gerektiğini anlar. Karşı taraf bir soru sorduğunda, itiraz ettiğinde ya da söz sana geçtiğinde devreye girer.
3. Söylenebilir bir cevap önerir. Öneri, birinci tekil şahısla ve kısa yazılır; okuyup kendi cümlenmiş gibi söyleyebilmen için.

Bu üçüncü adım, canlı asistanı sıradan bir transkripsiyon aracından ayırır. Transkripsiyon ne söylendiğini gösterir; canlı asistan bir sonraki cümlende sana yardım eder.

#Not alan yapay zekâdan farkı nedir?

Not alan yapay zekâ araçları (İngilizcede AI notetaker) toplantıyı kaydeder, yazıya döker ve toplantı bittikten sonra bir özet çıkarır. Değerleri toplantıdan sonra ortaya çıkar. Canlı asistanın değeri ise toplantının içinde, cevap vermen gereken o birkaç saniyededir.

İki yaklaşım birbirini dışlamaz. Bazı uygulamalar ikisini birlikte yapar: toplantı sırasında öneri verir, bittiğinde özet çıkarır.

#Toplantıya bot katılmalı mı?

Toplantı asistanları sesi iki yoldan alır:

• Toplantıya bot olarak katılarak. Asistan, Zoom, Meet ya da Teams toplantısına ayrı bir katılımcı olarak girer. Katılımcı listesinde görünür ve toplantı sahibinin onayına takılabilir.
• Bilgisayardaki sesi dinleyerek. Asistan, senin mikrofonunu ve bilgisayarından çıkan sesi dinler. Toplantıya kimse eklenmez ve hangi görüşme uygulamasını kullandığın fark etmez.

Bot ile çalışan araçlar, toplantıya katılamadığın durumlarda bile kayıt alabilir. Bilgisayardaki sesi dinleyen araçlar ise katılımcı listesini değiştirmez ve görüşme uygulamasından bağımsız çalışır. Hangisinin sana uyduğu, ne için kullanacağına bağlıdır.

#İyi bir canlı asistanın en zor işi: susmak

Her cümleye cevap yazan bir asistan, yardımcı olmaktan çok dikkat dağıtır. Toplantının büyük kısmı selamlaşma, onay (“tamam”, “anlıyorum”) ve konu geçişleridir; bu anlarda okunacak bir öneri gereksizdir.

İyi bir canlı asistan şu anlarda sessiz kalmalıdır:

• Selamlaşma ve küçük sohbet sırasında
• “Tamam”, “evet” gibi kısa onaylarda
• Öneriyi zaten okuyup söylemeye başladığında
• Senin hakkında, hazırlığında olmayan kişisel bir soru geldiğinde

Son madde özellikle önemlidir. Dil modelleri boşlukları tahminle doldurmaya eğilimlidir. Mülakatta sana hiç yapmadığın bir projeyi anlattıran bir asistan, hiç yardım etmeyen bir asistandan daha zararlıdır.

#Kimler için işe yarar?

• İş görüşmesine giren adaylar: Özellikle yabancı dilde yapılan mülakatlarda soruyu yazılı olarak görmek ve kendi deneyimine dayalı bir cevap iskeleti almak için.
• Satış ve demo yapanlar: Fiyat ya da rakip itirazı geldiğinde, hazırlık belgesindeki gerçek faydalarla cevap vermek için.
• Müşteri destek ve hesap yöneticileri: Sorunu doğru teşhis edecek bir sonraki soruyu kaçırmamak için.
• Mülakat yapanlar: Adayın belirsiz bıraktığı bir iddiayı açacak tarafsız bir takip sorusu bulmak için.

#Seçerken nelere bakmalı?

• Dil desteği: Toplantı hangi dillerde yapılıyor? Türkçe konuşma tanımanın kalitesi araçtan araca değişir.
• Hazırlık: CV, ürün belgesi gibi kendi dosyalarını ekleyebiliyor musun? Öneriler bu bilgilere mi dayanıyor?
• Sessizlik: Gereksiz anlarda susuyor mu, yoksa her cümleye bir şey mi yazıyor?
• Ekran paylaşımı: Ekranını paylaştığında asistan penceresi de paylaşıma giriyor mu?
• Gizlilik: Ses kaydediliyor mu, nerede saklanıyor, silinebiliyor mu?
• Platform: Hangi işletim sistemlerinde çalışıyor, hangi görüşme uygulamalarıyla uyumlu?

#Koldash nasıl çalışır?

Koldash, Mac için geliştirilmiş bir canlı toplantı asistanıdır. Mikrofonunu (Sen) ve Mac’inde çalan sesi (Karşı taraf) ayrı kanallardan dinler; konuşmayı Türkçe, İngilizce ya da Almanca olarak canlı yazıya döker. Karşı taraf bir soru sorduğunda, söyleyebileceğin cümleleri yüzen bir pencereye akarak yazar ve gerekmediğinde susar.

Toplantıya bot katılmaz; Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ya da tarayıcıda açılan herhangi bir görüşmeyle çalışır. Pencere, ekran paylaşımından hariç tutulacak şekilde açılır. Toplantı bitince, toplantının amacına göre bir özet hazırlar ve her maddeyi konuşmadaki kaynak satırına bağlar. Ses saklanmaz.

#Sınırlar ve dikkat edilmesi gerekenler

Canlı asistan, hazırlığının yerini tutmaz; onu toplantıya taşır. Öneriler senin verdiğin bilgilere dayanır, bu yüzden hazırlığın ne kadar iyiyse öneriler de o kadar isabetli olur. Toplantıyı yazıya dökmeden önce bulunduğun yerin kurallarını ve şirket politikanı kontrol et; gerekiyorsa karşı tarafı bilgilendir. Mülakatlarda dış yardım kullanımına dair kurallar şirketten şirkete değişir; bu kurallara uy.